Avec la digitalisation des process de travail, de plus en plus d’entreprises se mettent à la collaboration à distance. Non seulement cela permet aux petites entreprises de réaliser des économies considérables, mais les équipes s’avèrent souvent plus productives dans ce mode de travail.
Pour mieux gérer la collaboration à distance, plusieurs outils permettent d’accroitre la productivité au niveau personnel autant qu’en équipe. Trello se propose justement comme solution pour bien organiser votre agenda, gérer les tâches importantes et récurrentes, afin de réussir les projets et la collaboration avec vos assistants virtuels et partenaires. Découvrez comment vous pouvez utiliser Trello pour la gestion de tâches récurrentes et de votre agenda.
Trello, c’est quoi ?
Trello est un outil de gestion de projet collaboratif, basé sur le système de tableaux Kanban. Les éléments de vos projets dans Trello sont représentés sous 3 formes :
- Tableaux : pour la vue d’ensemble des projets
- Cartes : les tâches
- Listes : la visualisation des projets multiples
Un mécanisme de type glisser-déposer commande l’affectation des tâches et le suivi de l’avancement. Les listes créées sont personnalisables avec les cartes où vous pouvez utiliser de nombreux outils comme les tâches récurrentes, l’ajout d’étiquettes, de commentaires, de descriptions et d’options de stockage cloud. Les modèles personnalisables de tableaux vous permettent de configurer les flux de travail de vos projets en fonction des besoins de votre équipe.
Une nouvelle fonctionnalité est maintenant disponible : la visualisation d’ensemble de tous les projets, tableaux, cartes, listes, en équipe ou personnel accessible directement à la page d’accueil. Dès votre connexion, vous avez accès à une vue unique qui inclut tout, des tâches récurrentes aux actions hautement prioritaires. Vous pouvez également réagir aux tâches et aux cartes et les vérifier directement à partir de cet écran d’accueil.
2. Pourquoi utiliser Trello en 2022 ?
Un bon nombre d’outils de productivité sont disponibles sur le marché actuellement. Alors que la disponibilité se fait rare et que les responsabilités se multiplient avec la croissance et la complexité des activités, pourquoi opter pour Trello ?
2.1. Prise en main facile
L’interface facile d’utilisation, en glisser-déposer permet aux membres de l’équipe de se retrouver facilement et configurer les projets à leur guise. Si vous collaborez avec des assistants virtuels par exemple, vous pouvez suivre de manière simple l’état de leurs projets, d’inclure des pièces jointes, des discussions, des commentaires, des étiquettes et d’utiliser la fonction de tâches récurrentes pour les tâches à répétition. Les tâches les plus difficiles deviennent moins accablantes. De quoi économiser du temps considérable en formation, car l’essentiel est déjà disponible en quelques clics.
2.2. Intégration simple à d’autres applications
Les extensions de Trello dites « Power-Ups » permettent aux utilisateurs d’intégrer sans effort certaines des applications les plus populaires telles que Google Drive, Slack, Salesforce ou GitHub (et plus de 80 autres applications) dans les tableaux Trello. De plus, la fonctionnalité d’intégration des e-mails Trello vous permet de créer des cartes sur un tableau en transférant ou en envoyant un e-mail à Trello. Chaque tableau Trello et chaque carte Trello possède sa propre adresse électronique qui peut être utilisée pour la communication et les commentaires.
2.3. Multisupports
Trello fonctionne bien sur toutes les plateformes. Vous pouvez y accéder à partir de l’appareil à votre disposition : un ordinateur, une tablette ou un smartphone, sous tous les systèmes d’exploitation. En 2022, l’accès aux tableaux, projets et cartes Trello sur les plateformes mobiles signifie que tous les membres de l’équipe peuvent y accéder, rester organisés où qu’ils soient. Même si vous n’êtes pas au bureau, vous pouvez recevoir des notifications pour rester au courant des derniers changements.
2.4. Automatisation de process pour gagner en efficacité
Vous avez besoin d’automatiser un flux de travail pour aller plus vite et réduire les tâches répétitives ? Trello dispose des extensions qui peuvent vous permettre de configurer des automatisations, intégrer des règles et écrire des commandes sur vos tableaux sans coder.
3. Comment automatiser les tâches récurrentes sur Trello ?
Cette partie va détailler les étapes pour créer et configurer des tâches récurrentes dans vos cartes et vos tableaux Trello. L’utilisation de Trello pour la gestion de tâches récurrentes et d’agenda vous aidera à garder une longueur d’avance sur vos objectifs.
3.1. Extension : Répéteur de cartes
Gérez les tâches récurrentes avec Trello à l’aide de l’extension dit « Power-Up » appelée Répéteur de cartes. Il vous permet d’économiser du temps et des clics en affectant une automatisation aux cartes sur lesquelles vous devez fréquemment revenir. Vous pouvez définir les intervalles de répétition de vos cartes Trello pour chaque jour, semaine, mois ou année.
Les tâches récurrentes que vous créez mentionnent les membres de l’équipe assignés, les descriptions, les listes de contrôle, les fonctions avancées des listes de contrôle, ainsi que d’autres informations contenues dans le projet. Cela permet à votre équipe de gagner encore plus de temps dans vos flux de travail.
3.2. Étape 1 : Activez l’extension
Pour installer le répéteur de cartes, il vous suffit d’ouvrir votre tableau (projet) et d’aller dans l’onglet « Power-Ups ».
Tapez dans la barre de recherche à gauche de l’écran « Répéteur de cartes », puis cliquez sur « Ajouter ».
3.3. Étape 2 : Répétez une tâche
Cliquez sur la carte que vous voulez automatiser pour faire apparaitre les détails. En bas à droite de l’écran, vous verrez la liste des Power-Ups disponibles. Choisissez « Répéter » pour activer la récurrence sur cette tâche.
3.4. Étape 3 : Configurez la répétition
Dans un pop-up qui apparait au clic, cochez la fréquence de répétition : par jour, par semaine, par mois ; ainsi que l’heure, et les jours.
3.5. Étape 4 : Vérifiez les répétitions
Maintenant que tous les détails sont sauvegardés, vous verrez apparaitre sur la carte une icône de récurrence.
3.6. Étape 5 : Annulez une récurrence
Vous voulez arrêter la répétition de la tâche après un bout de temps ? Il suffit d’ouvrir la carte répétée et cliquer sur « Répéter » comme pour la configurer à nouveau. Lorsque le pop-up apparait, cliquez sur « Supprimer ».
4. Bien exécuter les tâches dans son agenda avec les Power-Ups Trello
Moultes extensions ou Power-Ups sont disponibles sur Trello. Au service des entrepreneurs et des travailleurs en ligne, voici quelques outils vitaux pour bien gérer les tâches récurrentes, le télétravail et gagner en productivité.
4.1. Gérer son emploi du temps : Calendrier
Ne ratez plus aucune échéance avec ce Power-Up ! L’application vous permet de visualiser vos échéances et de faire les choses à temps. De plus, la fonction d’exportation pratique vous permet de partager le calendrier d’un tableau avec des calendriers tiers grâce à un lien iCalendar unique. Vous pouvez ainsi connecter votre calendrier personnel à d’autres calendriers en entrant dans « Paramètres ».
4.2. Travailler en équipe : BoardSync par Unito
Board Sync synchronise les informations d’une fiche, d’une liste ou d’un tableau avec d’autres tableaux Trello, maximisant ainsi la visibilité et la collaboration. Avec ce Power-Up, vous pouvez intégrer des flux de travail provenant d’une variété d’autres outils SaaS, déléguer des tâches à des coéquipiers et donner aux parties prenantes une visibilité facile sans l’encombrement d’un tableau d’équipe.
4.3. L’e-mailing : Email by Trello par Sendboard
Il s’agit d’un service d’assistance e-mailing intégré à votre tableau Trello. Après avoir connecté une adresse e-mail partagée, Email by Trello permet à toute l’équipe d’envoyer et de recevoir des e-mails à partir de ce compte. Les nouveaux e-mails arrivent sous forme de cartes que vous pouvez lire et auxquelles vous pouvez répondre sans quitter Trello. Vous avez aussi droit à un éditeur de texte riche, des adresses électroniques et des signatures personnalisées, ainsi que des modèles de réponse enregistrés.
4.4. Mener à bien ses tâches : Pomorello
Vous aimez utiliser la technique Pomodoro pour rester focalisé sur une tâche ? Pomorello intègre la puissance de cette fameuse technique à Trello. Vous pouvez faire exactement ce que vous feriez en utilisant un minuteur aléatoire, mais directement sur Trello. C’est un bon moyen d’éviter les distractions en utilisant cette fonctionnalité sans quitter Trello.
4.5. Effacer les tâches terminées : Card Delete
Une fois qu’une carte est obsolète, vous devez vous en débarrasser pour alléger votre tableau. Card Delete vous permet de supprimer facilement une carte en deux clics ; pas seulement de l’archiver, mais de la supprimer définitivement pour libérer de l’espace.
Grâce aux Power-Ups de Trello, les possibilités sont légion pour réussir une collaboration à distance et atteindre vos objectifs. Par ailleurs, il est tout aussi important que vous puissiez trouver un assistant virtuel qui maîtrise ce type d’outil pour optimiser vos ressources, ce qui est le cas de la plupart d’entre eux. Vous allez voir qu’en combinant les solutions d’automatisation et de gestion de l’agenda aussi efficace avec l’embauche d’un assistant compétent, votre entreprise va connaitre une croissance importante.