Zoom vous demande de télécharger un logiciel. Teams demande un compte Microsoft. Google Meet demande un compte Google. Et si une réunion vidéo pouvait démarrer simplement en envoyant un lien à votre interlocuteur ? C’est exactement ce que Whereby propose. Et ça marche vraiment.
Whereby, c’est quoi et comment ça marche ?
Whereby est un service de visioconférence d’origine norvégienne, lancé initialement sous le nom d’appear.in. Il fonctionne entièrement depuis un navigateur web (Chrome, Firefox, Safari ou Edge), sans installation, sans plugin et sans mise à jour forcée. On crée une salle de réunion virtuelle avec un lien fixe, et on partage ce lien avec ses interlocuteurs. Ils cliquent, et la réunion démarre.
L’outil compte plus de 5 millions d’utilisateurs dans le monde, et figure parmi les références de grandes entreprises comme Ikea, Netflix, Shopify ou encore Spotify. Sa force principale est sa simplicité d’accès.
Faut-il créer un compte pour rejoindre une réunion Whereby ?
Non, et c’est l’un des grands avantages de l’outil. Les participants n’ont aucun compte à créer. Ils reçoivent un lien, cliquent dessus, et entrent directement dans la salle de réunion depuis leur navigateur. Aucune inscription, aucun téléchargement, aucune installation.
Seul l’organisateur, c’est-à-dire la personne qui crée la salle, doit disposer d’un compte Whereby. La création de ce compte est gratuite et prend moins de deux minutes avec une adresse e-mail ou un compte Google.
Whereby vs Zoom vs Google Meet : quelles différences concrètes ?
C’est la question que beaucoup se posent avant de choisir un outil de visioconférence. Voici un comparatif direct et factuel des trois solutions.
| Critère | Whereby | Zoom | Google Meet |
| Installation requise | Aucune | Recommandée | Aucune |
| Compte obligatoire pour participer | Non | Non | Oui (compte Google) |
| Durée max en version gratuite | 30 minutes | 40 minutes | Illimitée |
| Participants max en version gratuite | 4 | 100 | 100 |
| Lien de salle permanent | Oui | Non | Non |
La grande différence de Whereby par rapport à ses concurrents est le lien de salle permanent. On crée sa salle une seule fois, on obtient un lien du type whereby.com/reunion-martin, et ce lien reste actif indéfiniment. Pas besoin de générer un nouveau lien à chaque réunion.
Comment créer et partager sa salle de réunion sur Whereby ?
La prise en main est rapide. Voici ce dont on a besoin pour commencer :
- Un navigateur internet à jour (Chrome, Firefox, Edge ou Safari)
- Une adresse e-mail pour créer le compte organisateur
- Une webcam et un micro (intégrés sur la quasi-totalité des ordinateurs portables)
Ouvrir une salle en quelques secondes
Depuis whereby.com, on clique sur « Créer une salle gratuite », on entre son adresse e-mail, on choisit un mot de passe, et la salle est créée. L’ensemble du processus prend moins de deux minutes. La salle est immédiatement accessible et déjà fonctionnelle, sans aucune configuration supplémentaire.
Personnaliser le nom du lien
Whereby permet de choisir un nom personnalisé pour sa salle, par exemple whereby.com/ma-reunion ou whereby.com/equipe-commerciale. Ce lien reste fixe dans le temps, ce qui signifie qu’on peut le sauvegarder une bonne fois pour toutes et le réutiliser à chaque réunion récurrente, sans jamais en générer un nouveau.
Inviter ses participants sans qu’ils s’inscrivent
Une fois la salle créée, il suffit de copier le lien et de le partager par e-mail, par SMS ou via n’importe quelle messagerie. Les participants n’ont rien à installer ni à créer comme compte. Ils cliquent sur le lien depuis leur téléphone ou leur ordinateur, autorisent l’accès à leur caméra et leur micro, et entrent directement dans la réunion.
Quelles fonctionnalités sont disponibles gratuitement ?
La version gratuite de Whereby est déjà bien équipée pour les usages courants. Voici ce qu’elle inclut sans payer un centime :
- Le partage d’écran, pour montrer une présentation ou un document en direct
- Un chat intégré pendant la réunion, pour envoyer des liens ou des messages écrits
- Des réactions avec des emojis visibles à l’écran, utiles pour interagir sans couper les autres
- Le verrouillage de la salle, pour empêcher des personnes non invitées d’entrer
- Un accès depuis mobile via le navigateur, sans application dédiée obligatoire
Whereby est-il sécurisé et conforme au RGPD ?
Oui. Whereby protège les réunions grâce à un chiffrement appelé DTLS-SRTP. Ce terme technique désigne simplement un protocole de sécurité qui rend les flux vidéo et audio illisibles pour quiconque tenterait de les intercepter. Les données des utilisateurs européens sont hébergées en Europe, et l’outil est conforme au RGPD (= le règlement européen qui protège les données personnelles). L’organisateur peut à tout moment verrouiller la salle pour empêcher toute entrée non souhaitée.
Quelles sont les limites du plan gratuit ?
L’offre gratuite de Whereby a été revue à la baisse ces dernières années. Il est important de connaître ses contraintes avant de l’adopter comme outil principal.
Ce que le plan gratuit autorise réellement
En version gratuite, on dispose d’une seule salle, avec un maximum de 4 participants et une durée limitée à 30 minutes par session. L’enregistrement des réunions n’est pas disponible. Pour des échanges courts et des réunions en très petit comité, c’est tout à fait suffisant.
Les options disponibles en version payante
Le plan Pro, disponible à partir de 6 à 9 euros par mois, débloque plusieurs fonctionnalités importantes. Plus de participants, plusieurs salles simultanées, la possibilité d’enregistrer les réunions, et des intégrations avec des outils comme Google Docs, Miro (= un tableau blanc collaboratif en ligne) ou encore Trello, dont vous pouvez suivre les fonctionnalités pas à pas grâce à ce guide d’utilisation de Trello complet. Ces options sont utiles pour les équipes qui utilisent Whereby comme solution principale de travail à distance, au même titre qu’un logiciel de gestion entreprise pour centraliser le suivi de leurs projets.
Whereby est-il adapté à tous les usages professionnels ?
Pas pour tous les cas. Pour les grandes réunions avec des dizaines de participants, les webinaires ou les événements en ligne, Whereby montre ses limites face à Zoom ou Microsoft Teams. En revanche, pour les échanges en petit comité et les rendez-vous clients ponctuels, c’est une solution redoutablement simple et efficace.
Voici les cas où Whereby est particulièrement bien adapté :
- Un entretien d’embauche à distance avec un seul candidat
- Un suivi hebdomadaire en petit comité entre 2 et 4 personnes
- Un rendez-vous médical ou de coaching en ligne
- Un échange rapide avec un freelance ou un prestataire externe, qui pourra aussi compter sur des outils en ligne comme Tinywow en français pour convertir ou compresser rapidement ses fichiers sans rien installer
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